Как эффективно управлять финансами в кафе Казахстана: советы и рекомендации

По мнению состоявшихся рестораторов, открыть заведение общепита в Казахстане достаточно просто — непреодолимых административных барьеров для предпринимателей нет. Самая сложная задача — управление. Большое количество кафе и ресторанов закрываются в первый же год работы из-за отсутствия необходимых навыков и знаний в системе управления. 

Всем, кто планирует открытие нового бизнеса, важно понимать, что кафе или ресторан — это не только красивый интерьер. Успех зависит от умения налаживать сложные рабочие процессы и грамотно распоряжаться финансами. 

С чего начать?

Первый шаг к открытию заведения — подготовка бизнес-плана. Это документ, который позволяет:

• спланировать предстоящие расходы (аренда, регистрация, реклама, зарплаты, операционные расходы и т. п.);
• спрогнозировать доходы;
• составить план развития. 

Грамотный бизнес-план строится по результатам маркетингового исследования. Важный шаг — выбор формата и концепции будущего кафе. К какой категории будет относиться заведение? Кто ваша целевая аудитория? Какую кухню вы хотите предложить посетителям? Какой предполагается уровень цен? Какое количество гостей ожидается? Какие блюда будут в чеке? Какова сумма планируемого среднего чека? Каков расчетный срок окупаемости при оптимистичном и пессимистичном прогнозе?

Без создания собственного бизнес-плана, впрочем, можно обойтись — если, например, открывать кафе по франшизе, то есть воспользовавшись готовыми кейсами известных фуд-брендов.

Финансирование: где взять деньги

После того, как определена необходимая сумма для запуска бизнеса, необходимо найти источник финансирования. Существует мнение, что примерно 80% людей удерживает от открытия бизнеса отсутствие денег, но эта проблема разрешима. 

Источники финансирования

Если собственного капитала нет, можно попробовать оформить кредит в банке или найти инвесторов (и в первом, и во втором случае убедить кредитора в перспективности нового предприятия поможет детальный бизнес-план). В случае с инвестором нужно быть готовыми к тому, что вкладчику, выделившему деньги на кафе, необходимо выплачивать годовой процент и, возможно, отдать долю в бизнесе в размере 30–50% (условия договора всегда индивидуальны). 

Начинающим предпринимателям готово помочь государство: за финансовой поддержкой, например, можно обратиться в АО «Фонд развития предпринимательства «Даму», где есть реальная возможность получить субсидируемый кредит. Кредитование осуществляется на льготных условиях, однако, как правило, заемщику необходимо предоставить залог (например, недвижимость). 

Кроме того, правительство Республики в рамках программы помощи предпринимателям периодически создает новые проекты, предполагающие выдачу государственных грантов.  

Управление финансами: основы 

Управление в заведениях общепита охватывает широкий перечень работ (полный список зависит от масштаба и типа заведения) и подразумевает координацию всех подразделений и служб, которые так или иначе влияют на процесс обслуживания клиентов. 

Как эффективно управлять финансами

Один из важнейших аспектов ­— контроль, планирование и управление экономическими и финансовыми показателями. Сюда относятся:

• ценообразование;
• управление расходами и продажами;
• налоговое планирование;
• товарная политика;
• управление движением денежных потоков;
• управление инвестициями;
• прибыльность проекта и др. 

Грамотное управление позволяет получить предсказуемый финансовый результат и обеспечить рост доходов. 

Без преувеличения жизненной необходимостью является бюджетирование, или планирование финансового состояния кафе, включающее текущие финансовые и организационные расходы, а также планы на перспективу. Составление бюджета — коллективная задача, в которой должны принимать участие директор (управляющий), повар, бухгалтер.      

Анализ финансовых показателей и системы учета 

К сожалению, даже самые изысканные кафе и рестораны с великолепной кухней терпят неудачу. Основной причиной часто становится неумение управлять финансами и катастрофические ошибки при принятии важных решений из-за отсутствия полной и достоверной информации. 

Среди распространенных причин банкротств — пресловутые cash gap, или кассовые разрывы, когда поступления денежных средств не успевают за расходованием. Такой результат часто является следствием отсутствия контроля и анализа финансовых потоков. 

Опытные собственники и управляющие ежедневно контролируют запланированные и фактические показатели по продажам, затратам, прибыли. Лучшими помощниками в этом являются современные автоматизированные системы учета, такие как решение от компании Poster. Это программное обеспечение, способное закрыть все потребности бизнеса. Платформа включает модули  для управленцев, необходимые для ведения финансового, бухгалтерского и кадрового учета, а также блоки для администратора, кассира, поваров и кладовщика, бонусную систему, сервисы бронирования и доставки и др.     

Регулярный контроль и планирование — важнейшие этапы в управлении заведениями общепита. Использование автоматизированных сервисов упрощает этот процесс, позволяет сократить время на анализ и дает полную информацию для принятия обоснованных, взвешенных решений, необходимых для дальнейшей успешной работы заведения.