Коронавирус заставил многие компании перевести всех или почти всех сотрудников на удаленную работу. Формат домашнего офиса затрудняет взаимодействие с коллегами, в том числе проведение мозговых штурмов. Дизайнерская команда сервиса IDAGIO справилась с этой проблемой и рассказала, как организовать коллективную генерацию идей в интернете.
1. Напишите инструкцию
Если вы хотите, чтобы во время мозгового штурма сотрудники держали в голове определенные мысли, запишите их.
- Зафиксируйте инструкцию именно в письменной форме. Установки перед мозговым штурмом можно озвучить и устно, но при нестабильном интернет-подключении часть информации пропадает. На текст же люди всегда смогут уверенно сослаться.
- Поделитесь необходимой информацией. Для участия в мозговом штурме обычно нужны вводные данные. Например, на доске в сервисе Miro можно написать цель встречи и разместить результаты актуального исследования.
- Позаботьтесь о комфорте всех членов команды. Попробуйте использовать инструменты, которые превращают устную речь в текст. Это позволит людям с плохим интернет-соединением не терять нить разговора.
На доске написаны инструкции. Слои заблокированы, чтобы предотвратить случайное перемещение или удаление.
2. Проведите разминку
При переходе на удаленную работу люди учатся использовать приложения по-новому. Проведите разминку, чтобы команда освоилась с незнакомым инструментом.
Вот что мы сделали перед тем, как начать использовать Miro.
- Заранее добавили на доску стикеры с именами всех членов команды.
-
Открыв доску, они видели инструкцию: «Найдите стикер со своим именем». Навык: навигация по доске.
-
«Нажмите на стикер и перетащите его в рабочее пространство». Навык: как двигать объекты, чтобы видеть работу друг друга.
-
«Дважды щелкните по стикеру, чтобы начать печатать. Введите название любого предмета обихода». Навык: как печатать на стикере.
-
«Сделайте копию стикера, нажимая Alt и перетаскивая его мышью или используя клавиши Ctrl + C и Ctrl + V». Навык: как сделать несколько стикеров, как сделать копию стикера.
-
«Как дела? Есть ли вопросы?» Убедитесь, что все успешно справились с заданиями.
-
«Упражнение: у вас есть две минуты, чтобы придумать как можно больше вариантов использования вашего предмета».
-
Через две минуты: «Давайте поделимся самым понравившимся и самым безумным вариантом. Я назову вас по имени, и вы сможете поговорить с группой». Навык: включение / выключение микрофона.
Эта пятиминутная разминка научила всю команду пользоваться Miro, при этом не испытывая давления мозгового штурма.
Так выглядят стартовые стикеры с именами членов команды.
3. Будьте гибкими
Переход на новый режим работы означает, что будут возникать небольшие препятствия, но вы можете спрогнозировать и спланировать многие из них.
- Давайте свободу при работе в одиночку. Позвольте сотрудникам использовать любые инструменты при подготовке к мозговому штурму, но переводите всех в один сервис, когда дело дойдет до коллективного обсуждения.
- Готовьтесь к применению нескольких инструментов и организации нескольких встреч. Один сервис вряд ли удовлетворит все потребности, особенно при мозговом штурме. Вы можете переходить от одного приложения к другому и обратно — почти так же, как вы переходите от рисования на доске к стикерам и обратно.
- Некоторые задачи займут больше времени, чем ожидалось. Поскольку люди еще изучают новый способ работы и переключение между инструментами, некоторые действия займут больше времени, чем при личных встречах. Ближе к концу запланированного времени посмотрите, у всех ли движутся курсоры на доске и спросите, нужно ли больше времени.
4. Окажите поддержку
На удаленных мозговых штурмах важнее, чем где-либо, регулярно проверять обстановку, потому что при выключенных камерах и микрофонах представить себе ход событий невозможно.
- Не спешите. Если вы не видите команду, то не можете понять, все ли успевают за объяснениями. Давайте информацию по порциям и делайте паузы.
- Спрашивайте, есть ли вопросы. Тихие паузы смущают всех. Люди не знают, отключился ли у вас интернет или вы что-то ищете. Когда вы задаете вопросы, будьте готовы как минимум к пяти секундам молчания. Членам команды может понадобиться время, чтобы включить звук, или они захотят подождать, когда заговорит кто-нибудь другой.
5. Попросите обратную связь
Первый мозговой штурм — даже первые пять мозговых штурмов — будет неловкими. Но, как и другие задачи, постепенно они выйдут на новый уровень. Обдумывайте полученный опыт как самостоятельно, так и вместе с командой. После встречи попросите, чтобы сотрудники дали обратную связь в удобное для них время.
В данном случае фидбэк собирался в Slack. 
